Jak ulepszyć konsultacje budżetowe

27 listopada 2017 uczestniczyłem w konsultacjach budżetu Poznania na rok 2018 zorganizowanych przez Klub Radnych Zjednoczona Lewica.

Takie spotkania są niezwykle potrzebne i są, moim zdaniem, świetnym sposobem na rozwiązanie konkretnych, małych i dużych, problemów poznanianek i poznaniaków. Duże brawa dla radnych lewicy, z panią radną Kretkowską na czele, za zorganizowanie tego spotkania.

Niestety, budżet najwyraźniej zalicza się do tej kategorii produktów co parówki: efekt końcowy możesz lubić bądź nie, ale stanowczo nie chcesz wiedzieć jak powstaje.

Mieliśmy wątpliwą przyjemność słuchać przydługich wywodów, zmierzających do nikąd; prostych wniosków poprzedzonych obszernym życiorysem wnioskującego; powtarzanych kiepskich zabiegów erystycznych, czasem wykrzykiwanych w dużych emocjach. To nie była atmosfera do efektywnej dyskusji. A można lepiej.

Dlatego podsuwam kilka pomysłów na usprawnienie podobnych spotkań, w nadziei, że kolejne będą lepsze dla uczestników, dla radnych i dla Poznania. To wskazówki z praktyki w prowadzeniu spotkań i organizacji pracy grupowej (fachowo: facylitacji).

Reguły na początku

Aby możliwe było sprawne prowadzenie spotkania, koniecznie trzeba na starcie określić jasne zasady, reguły wypowiedzi i ramy dla spotkania.

Pani radna Kretkowska na wstępie powiedziała, że “dla wszystkich starczy czasu i będziemy tutaj tak długo, jak będzie trzeba” (cytat z pamięci). To jasne określenie czasu trwania spotkania, a przy tym godna pochwały postawa radnej. Natomiast do tego, moim zdaniem, trzeba dodać jeszcze kilka zasad, opisanych poniżej.

Zaprezentowanie tych zasad na początku spotkania i zapytanie obecnych o zgodę na takie “reguły gry” daje nam mandat do ich późniejszego egzekwowania.

Format wypowiedzi

Wiele zamieszania i straconego czasu wynikało, jak wspominałem na wstępie, z chaotycznych i przydługich wypowiedzi. Żeby zminimalizować ten problem warto zaproponować konkretny format wypowiedzi.

Na przykład taki: “podajemy imię i nazwisko i reprezentowaną organizację lub ciało, podajemy koszt propozycji (może być szacunkowy) i temat, a następnie uzasadnienie propozycji.”

Limit czasu

Warto też wprowadzić limit czasu wypowiedzi. Paradoksalnie wcale nie po to, aby ograniczać czas spotkania (jak pisałem wcześniej założeniem jest, że obradujemy tak długo, jak trzeba), ale po to, aby zdyscyplinować uczestników. Dzięki temu wypowiedzi będą konkretniejsze.

Limit czasu nie musi być przestrzegany bardzo rygorystycznie, a wyłączanie mikrofonów czy inne podobne narzędzia są tu zupełnie niepotrzebne. Limit da jednak jasne i obiektywne uzasadnienie osobie prowadzącej spotkanie do interwencji i przerwania wypowiedzi w razie potrzeby.

Ponieważ niektóre wnioski mogą wymagać odpowiedzi lub dłuższego komentarza od organizujących spotkanie radnych — a jest to w końcu ich spotkanie i ma bezsprzecznie polityczny kontekst — takie odpowiedzi mogą mieć osobny (dłuższy) limit czasu lub być wyjątkiem.

Niezależny prowadzący lub prowadząca

Na koniec jeszcze jedna sugestia: o prowadzenie spotkania warto poprosić osobę, która nie będzie równocześnie adresatem wniosków.

To znacząco ułatwi egzekwowanie zasad. Przez wprowadzenie bezstronnej osoby prowadzącej unikamy słownych przepychanek w rodzaju “ja pani nie przerywałem”. Nade wszystko jednak bardzo trudno jest równocześnie uczestniczyć w dyskusji (słuchać, notować, rozważać odpowiedzi) i moderować dyskusję. Dlatego warto te role rozdzielić.

Mam nadzieję, że moje sugestie się przydadzą, a kolejne spotkania mieszkańców na temat miejskiego budżetu będą efektywniejsze.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *